Teatr im. Juliusza Osterwy w Lublinie

Narutowicza 17

20-004 Lublin

 Do zadań Działu Organizacji Projektów należy w szczególności:

1)     sporządzanie oraz aktualizacja harmonogramów wynikających z podpisanej umowy o dofinansowanie oraz innych umów projektowych;

2)     kwalifikowanie zgodnie z budżetem projektu dokumentów finansowo-księgowych wygenerowanych przez wykonawców projektów;

3)    prawidłowe opisywanie faktur i innych dokumentów księgowych związanych z realizacją projektu zgodnie z obowiązującymi wytycznymi dla projektów;

4)     opracowywanie oraz sporządzanie wniosków o płatność (refundacyjny, zaliczkowy bądź pełniący funkcję sprawozdawczą) wraz załącznikami, spełniających wymogi formalne, merytoryczne i finansowe, a także ich obsługa po ocenie. Końcowe rozliczenia finansowe i merytoryczne projektów zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie;

5)     monitorowanie budżetu projektów;

6)     prowadzenie spraw związanych z zaangażowaniem personelu i obsługą finansową realizowanych projektów zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności;

7)   bieżąca obsługa elektronicznego systemu informatycznego w zakresie związanym z rozliczaniem projektu, a także obsługa systemów do zarządzania dokumentacją, komunikacją i finansami danego projektu;

8)     terminowe przekazywanie dokumentów finansowych do Instytucji Zarządzającej;

9)     sporządzanie dokumentów oraz informacji związanych z prowadzeniem sprawozdawczości oraz monitorowania wskaźników projektu;

10)   prowadzenie dokumentacji projektowej (w zakresie związanym z rozliczaniem projektu);

11)   współpraca z instytucjami publicznymi oraz jednostkami organizacyjnymi Teatru w ramach prowadzonych projektów;

12)   prowadzenie ewidencji czasu pracy i/lub zadań osób zatrudnionych do realizacji projektu, zgodnie z wymogami programu, w ramach którego realizowany jest projekt;

13)   obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej dotyczącej projektów;

14)   organizacja spotkań i narad (rezerwacja sal, przygotowywanie agendy, notowanie ustaleń i rozsyłanie materiałów);

15)   przygotowywanie raportów i zestawień;

16)   współpraca z podmiotami zewnętrznymi (kontakt z kontrahentami, dostawcami, urzędami i innymi instytucjami zaangażowanymi w Projekt);

17)   dbałość o prawidłowy obieg informacji, w tym bieżące informowanie o postępach i zmianach w realizacji projektów;

18) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych w ramach prowadzonych projektów;

19)   sporządzanie oraz aktualizacja harmonogramów zamówień publicznych;

20)   sporządzanie dokumentacji przetargowej zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych;

21)   planowanie, realizacja i monitorowanie działań promocyjnych związanych z realizowanymi projektami;

22)   pozyskiwanie zainteresowania potencjalnych interesariuszy (np. mieszkańców, inwestorów, mediów);

23)   wspieranie procesu komunikacji i budowania pozytywnego wizerunku projektów.