Szczegółowe dane komórki
ul. Narutowicza 17
20-004 Lublin
Do zadań Koordynatora Sekretariatu należy w szczególności:
1) prowadzenie rejestru zarządzeń oraz przechowywanie oryginałów zarządzeń i innych aktów wewnętrznych;
2) prowadzenie ewidencji delegacji;
3) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji, w tym listów i e-maili i przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym;
4) administrowanie i obsługa systemu EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją);
5) prowadzenie terminarza przyjęć interesantów i spotkań Dyrektora i Zastępców Dyrektora;
6) prowadzenie korespondencji Dyrektora i Zastępców Dyrektora, przekazywanie ich decyzji, pilnowanie terminów realizacji;
7) prowadzenie dokumentacji spraw prowadzonych przez Dyrektora i Zastępców Dyrektora;
8) zbieranie materiałów z komórek organizacyjnych i przedstawianie Dyrektorowi lub Zastępcom Dyrektora do podjęcia decyzji lub złożenia podpisu;
9) odbieranie, łączenie, przekazywanie telefonów;
10) wyszukiwanie informacji, sporządzanie zestawień porównań dla Dyrektora lub Zastępców Dyrektora;
11) przygotowywanie materiałów i planów do wystąpień na naradach oraz sporządzanie notatek oraz protokołów z wystąpień, spotkań oraz narad z udziałem Dyrektora lub Zastępców Dyrektora;
12) koordynowanie kalendarzem i czasem Dyrektora i Zastępców Dyrektora;
13) organizowanie spotkań, konferencji, telekonferencji i innych wydarzeń, w których uczestniczą Dyrektor i Zastępcy Dyrektora;
14) przyjmowanie, opieka nad gośćmi i interesantami Dyrektora i Zastępców Dyrektora;
15) tworzenie pism przekazywanych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora lub w uzgodnieniu z Dyrektorem lub Zastępcami Dyrektora przez inne komórki organizacyjne Teatru;
16) otwieranie korespondencji i kierowanie do Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora lub bezpośrednio do merytorycznych komórek - zgodnie z ustaleniami lub dekretacją;
17) przechowywanie niezbędnej bazy korespondencji i dokumentów;
18) ścisła współpraca ze stanowiskiem ds. obsługi prawnej w zakresie obiegu dokumentów;
19) monitorowanie stanu wykonania poleceń Dyrektora;
20) obsługa urządzeń biurowych (kserokopiarki, komputerów, drukarek, niszczarek, itp.);
21) koordynowanie wszelkich spraw związanych z funkcjonowaniem sekretariatu;
22) dbanie o estetykę miejsca pracy.
DYREKTOR TEATRU