Teatr im. Juliusza Osterwy w Lublinie

Narutowicza 17

20-004 Lublin

 Do zadań Działu Administracji należy w szczególności:

1)     w zakresie administracyjnym:

a)     ubezpieczanie majątku Teatru oraz ubezpieczenia dotyczące odpowiedzialności cywilnej i majątkowej Teatru,

b)     obsługa/aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej,

c)      wynajem lokali użytkowych i pokoi, umowy na wynajem lokali użytkowych,

d)     nadzór nad kosztorysami wszystkich projektów realizowanych przez Teatr,

e)     prowadzenie rozliczeń elektroenergetycznych Teatru, cieplnych, zużycia wody,

f)       ewidencja majątku Teatru i gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem (w tym m.in. ewidencja, numerowanie i trwałe oznaczanie, zabezpieczenie),

g)     badanie rynku i optymalizowanie ceny do jakości wszystkich realizowanych przez Teatr zakupów,

h)     tworzenie wniosków o finansowanie projektów w ramach potrzeb swojego działu przy współpracy z Działem Księgowości,

i)       konsultowanie i współtworzenie kosztorysów projektowych tworzonych przez pracowników dla poszczególnych projektów od strony optymalizacji procesów zakupowych i rozliczeniowych;

2)     w zakresie technicznym:

a)     dbanie o stan budynku Teatru, pokoi gościnnych i mieszkań,

b)     remonty i konserwacja pomieszczeń oraz wyposażenia Teatru (w tym przeglądy budynku),

c)      nadzór na lokalami użytkowymi Teatru,

d)     prowadzenie spraw w zakresie komunikacji i ustaleń z konserwatorem zabytków,

e)     gospodarowanie odpadami,

f)       dbanie o utrzymanie czystości i porządku w budynku Teatru i na zewnątrz,

g)     dokonywanie systematycznej konserwacji urządzeń wodno-kanalizacyjnych i centralnego ogrzewania, znajdujących się w pomieszczeniach i budynkach Teatru,

h)     stały nadzór nad urządzeniami technicznymi służącymi eksploatacji budynku, w tym klimatyzacyjnymi i wentylacyjnymi,

i)       czuwanie nad sprawnością działania wszystkich zamknięć w budynku w tym w drzwiach zewnętrznych, bramach garażowych, kompletowanie kluczy, sprawdzanie zawiasów, zamków i zamknięć drzwiowych. Dotyczy to również wyjść na dach i drabinek włazowych,

j)       prowadzenie książki obiektu budowlanego, książki napraw i konserwacji oraz zapisywanie wszelkich czynności konserwacyjnych;

3)     w zakresie archiwum zakładowego:

a)    współpraca z komórkami organizacyjnymi Teatru w zakresie przygotowania akt spraw zakończonych do przekazania do archiwum zakładowego,

b)       przejmowanie akt z komórek organizacyjnych Teatru do archiwum zakładowego,

c)     zabezpieczenie przejętych akt w archiwum zakładowym, tj. nadanie im układu w magazynach archiwalnych i na regałach zgodnie z postanowieniami opracowanych w tym celu w Teatrze instrukcji oraz dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym,

d)       prowadzenie na bieżąco ewidencji zasobu gromadzonego w archiwum zakładowym,

e)       udostępnianie dokumentacji gromadzonej w archiwum zakładowym osobom upoważnionym,

f)        przekazywanie odpowiednich materiałów archiwalnych administracyjnych do właściwego archiwum państwowego,

g)       wyodrębnianie dokumentacji niearchiwalnej z zasobów archiwum zakładowego,

h)       przygotowywanie materiałów odpowiednich kategorii do brakowania i po uzyskaniu zgody właściwych organów wybrakowanie;

4)     w zakresie logistycznym:

a)       zakup materiałów oraz wszelkich asortymentów towarów do realizacji i eksploatacji spektakli,

b)       współpraca ze wszystkimi działami i stanowiskami samodzielnymi w zakresie realizacji zakupów i zaopatrywanie Teatru we wszelkie artykuły,

c)       realizacja zamówień i zakup materiałów do remontów i konserwacji budynków, urządzeń i instalacji oraz prac adaptacyjno-modernizacyjnych, a także środków czystości, materiałów biurowych, odzieży roboczej itp.,

d)       nadzór nad utrzymaniem samochodu służbowego Teatru w pełnej sprawności technicznej i rozliczanie paliwa;

5)     w zakresie funkcjonowania portierni:

a)       zabezpieczanie zapasowych kluczy do poszczególnych pomieszczeń Teatru,

b)     wykonywanie innych czynności konserwacyjno-gospodarczych związanych z funkcjonowaniem Teatru zleconych przez Kierownika Działu,

c)       kierowanie zgłaszających się interesantów do odpowiednich działów Teatru, po uprzednim uprzedzeniu kompetentnego pracownika o skierowaniu do niego interesanta,

d)       przechowywanie kluczy do wszystkich pomieszczeń w przeznaczonej do tego gablocie,

e)       wydawanie kluczy upoważnionym pracownikom oraz prowadzenie ewidencji wydanych kluczy,

f)        monitorowanie wjazdu i wyjazdu samochodów na parkingu, obsługa szlabanu.